Od 1 stycznia 2023 r. procedura zgłaszania elektronicznych zaświadczeń o niezdolności do pracy (eAU) będzie obowiązkowa dla pracodawców. Papierowe zaświadczenia o niezdolności do pracy staną się wówczas przestarzałe – z kilkoma wyjątkami.
W 2019 r. Bundestag zdecydował o wprowadzeniu elektronicznego zaświadczenia o niezdolności do pracy w ustawie o odciążeniu biurokracji III. Wdrożenie zostało już dwukrotnie odroczone z powodu pandemii koronawirusa.
Dzięki procedurze eAU pracownicy nie będą już wkrótce musieli przedstawiać pracodawcy zaświadczeń o niezdolności do pracy. Zamiast tego pracodawcy będą musieli samodzielnie pobierać zaświadczenia o niezdolności do pracy z odpowiedniej kasy chorych.
Chociaż rozwiązanie cyfrowe ma na celu zmniejszenie obciążenia firm, początkowo może mieć odwrotny skutek.
Czy eAU dotyczy wszystkich pracowników?
Nowe rozporządzenie dotyczy pracowników z ustawowym ubezpieczeniem zdrowotnym. Osoby ubezpieczone prywatnie nie są objęte eAU. Prywatnie ubezpieczeni pracownicy są nadal zobowiązani do samodzielnego przedłożenia zaświadczenia lekarskiego swojemu pracodawcy. Nowe rozporządzenie nie ma również wpływu na zaświadczenia lekarskie od lekarzy za granicą.
Jak działa nowa procedura?
- Lekarz prowadzący, który stwierdził niezdolność pracownika do pracy, przekazuje niezbędne dane drogą elektroniczną do właściwej kasy chorych (najpóźniej do północy tego samego dnia).
- Pracownik nadal otrzymuje papierową kopię zaświadczenia o niezdolności do pracy.
- Pracownicy muszą nadal niezwłocznie informować pracodawcę o stwierdzonej niezdolności do pracy i przewidywanym okresie jej trwania (obowiązek powiadomienia). Obowiązek przekazywania tych informacji nie ma już zastosowania.
- Gdy pracodawca zostanie poinformowany przez pracownika o niezdolności do pracy, może zażądać i pobrać dane dotyczące niezdolności do pracy z odpowiedniej kasy chorych. Automatyczny transfer eAU nie ma miejsca.
Jakie informacje zawiera eAU?
- Imię i nazwisko pracownika
- Początek i koniec niezdolności do pracy
- Data medycznej oceny niezdolności do pracy
- Oznaczenie jako certyfikat początkowy lub uzupełniający
- Wskazanie, czy istnieją przesłanki wskazujące na to, że orzeczenie o niezdolności do pracy zostało wydane w związku z wypadkiem przy pracy lub innym wypadkiem albo w związku z następstwami wypadku przy pracy lub innego wypadku.
Lekarz wydający nie jest już określony
Niestety w przyszłości informacja ta nie będzie już zawierała informacji, który lekarz stwierdził niezdolność do pracy. Ze względu na brak wiedzy o lekarzu prowadzącym, pracodawcy nie będą już mogli wystąpić do kasy chorych o uzyskanie opinii biegłego ze służby medycznej, jeżeli niezdolność do pracy została stwierdzona przez lekarza, który stał się widoczny ze względu na częstotliwość wydawanych zaświadczeń o niezdolności do pracy i w związku z tym istnieją wątpliwości co do tej niezdolności do pracy. Kasa chorych musi teraz wypełnić ten obowiązek z własnej inicjatywy zgodnie z § 275 ust. 1 a nr 1 SGB V, bez możliwości sprawdzenia tego przez pracodawcę.
Utrudnia to również pracodawcy sprawdzenie, czy istnieje kontynuacja choroby w rozumieniu sekcji 3 I 2 EFZG.
Jakie są konsekwencje nowej procedury dla pracodawców?
W firmach musi zostać ustanowiona nowa procedura. Obowiązek przedłożenia zwolnienia lekarskiego przez pracownika nie ma już zastosowania, ale obowiązek powiadomienia pozostaje. Istniejące procesy pracy w zakresie rejestracji czasu pracy i rozliczania płac muszą zostać dostosowane, aby dział HR mógł podejmować proaktywne działania po otrzymaniu zwolnienia lekarskiego.
Mini-pracownicy również biorą udział w procedurze. Z tego powodu w przyszłości konieczne będzie, aby minipracownicy podawali informacje na temat swojego funduszu ubezpieczeń zdrowotnych. Można to zrobić, prosząc o te informacje w kwestionariuszu rekrutacyjnym na początku zatrudnienia.
Pracodawcy muszą również dokonać przeglądu i dostosować indywidualne regulacje umowne i zbiorowe.
Wprowadzenie eAU również prowadzi do niepewności. Niezgłoszenie choroby na czas – co może być również spowodowane opóźnieniem w zgłoszeniu do kasy chorych – może mieć wpływ na dalsze wynagrodzenie, a nawet prowadzić do nieusprawiedliwionych nieobecności wśród pracowników.
Wnioski
Prawdopodobnie minie trochę czasu, zanim eAU przyniesie ulgę firmom – zgodnie z założeniami ustawodawcy. Zaleca się jak najszybsze dostosowanie wszystkich procesów i poinformowanie wszystkich pracowników o zmianach.