Update zu den verschärften Meldepflichten beim Transparenzregister – Haben Sie Ihre Hausaufgaben schon gemacht?

Am 1. August 2021 trat das neue Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz Geldwäsche (TraFinG Gw) in Kraft. Wesentliche Neuerung war dabei die Umstellung des bisherigen Auffangregisters zu einem Transparenz-Vollregister.

Mit Inkrafttreten des Gesetzes wurden alle transparenzpflichtigen Gesellschaften grundsätzlich verpflichtet, ihren wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und dem Transparenzregister zur Eintragung aktiv mitzuteilen. Diese Pflicht besteht auch, wenn sich die erforderlichen Angaben bereits aus anderen elektronisch abrufbaren Registern (etwa dem Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister) ergeben.

Die diesbezüglich bisher geltende Mitteilungsfiktion ist entfallen. Für Unternehmen, die bis dahin von der Mitteilungsfiktion profitiert haben, gelten lediglich folgende Übergangsfristen.

• Aktiengesellschaft, SE, Kommanditgesellschaft auf Aktien bis zum 31. März 2022
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Genossenschaft, Europäische Genossenschaft oder Partnerschaft bis zum 30. Juni 2022
• in allen anderen Fällen (z. B. eingetragene Personengesellschaften) bis spätestens zum 31. Dezember 2022

Das bedeutet, Unternehmen, die bisher von einer Meldepflicht befreit waren, müssen nun prüfen, ob sie sich im Transparenzregister eintragen müssen.

Wer der Mitteilungspflicht nicht nachkommt, riskiert ein Bußgeld.

Auch bei der Planung von beurkundungspflichtigen Vorhaben ist Vorsicht geboten. Vor Beurkundung werden von den Notaren die vollständigen Informationen zum wirtschaftlichen Berechtigten abgefragt. Sollte diese Dokumentation fehlen oder unvollständig sein, kann dies ggf. zu einem Beurkundungsverbot führen.

Haben Sie bereits Ihre Hausaufgaben gemacht?

Das baldige Ablaufen der vorgenannten Übergangsfristen haben wir zum Anlass genommen, hierzu noch einmal die wesentlichen Informationen zusammenzustellen.

Die bestehenden Pflichten

Juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften (nachfolgend „Rechtseinheiten") haben Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten

• einzuholen,
• aufzubewahren,
• auf dem aktuellen Stand zu halten und
• der registerführenden Stelle unverzüglich elektronisch mitzuteilen.

Die Pflichten unterteilen sich folglich in (i) die Informationseinholungspflicht über wirtschaftlich Berechtigte und die daraus resultierende (ii) Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister.

Korrespondierend dazu besteht für den wirtschaftlich Berechtigten eine entsprechende Mitteilungspflicht gegenüber der jeweiligen Rechtseinheit (§ 20 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten - Geldwäschegesetz - GwG:). Dieselbe Pflicht trifft Anteilseigner, die entweder selbst wirtschaftlich Berechtigte sind oder von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden (§ 20 Abs. 3 Satz 2 GwG).

Die meldepflichtigen Rechtseinheiten trifft eine Nachforschungspflicht nach § 20 Abs. 3a GwG. Sie sind verpflichtet, von ihren Anteilseignern in „angemessenem Umfang" Auskunft zu den wirtschaftlich Berechtigten zu verlangen und sowohl das Auskunftsersuchen als auch die eingeholten Informationen zu dokumentieren.

Ferner ist jeder Anteilseigner, der zu der Erkenntnis gelangt, dass sich der wirtschaftlich Berechtigte geändert hat, dazu verpflichtet dies der jeweiligen Rechtseinheit mitzuteilen. Ausnahme: Die neuen Informationen sind dort bereits bekannt.

Des Weiteren sind die Rechtseinheiten verpflichtet mitzuteilen, wenn sich ihre Firma oder Rechtsform geändert hat oder sie durch umwandlungsrechtliche Maßnahmen oder in sonstiger Weise aufgelöst worden sind.

Der Begriff des „wirtschaftlich Berechtigten"

Wirtschaftlich Berechtigter im Sinne des GwG ist:

• die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine juristische Person, sonstige Gesellschaft oder eine Rechtsgestaltung im Sinne des § 3 Abs. 3 GWG (rechtsfähige Stiftung und Rechtsgestaltungen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet wird) oder
• die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird, § 19 Abs. 2 i.V.m. § 3 Abs. 1 und 2 GwG.

Bei den Rechtseinheiten ist jede natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, die unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder
• mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.

Mittelbare Kontrolle liegt dabei insbesondere dann vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Rechtseinheiten nach § 20 Abs. 1 GwG gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden (§ 3 Abs. 2 Satz 2 GwG).

Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss (i.S.d. § 290 Abs. 2 bis 4 HGB) auf die Rechtseinheit ausüben kann.

Kann keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gilt der gesetzliche Vertreter oder geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 Abs. 2 S. 5 GwG).

Mitteilung von Informationen

Dem Transparenzregister sind folgende Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnort und
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten
• Staatsangehörigkeit

Woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, muss durch die Angabe zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ersichtlich sein. Diese kann sich nach § 19 Abs. 3 GwG grundsätzlich durch die Beteiligung, insbesondere durch die Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte, die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (Verträge) oder die Funktion als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder Partner, ergeben.

Durch den neu eingeführten § 23a GwG wurde überdies eine Meldepflicht für die Fälle geschaffen, in denen Unstimmigkeiten zwischen den Angaben im Transparenzregister und den Erkenntnissen der Verpflichteten über die wirtschaftlich Berechtigten auftreten. Bei Nichtbeachtung der Unstimmigkeitsmeldung drohen Bußgelder.

Meldeverpflichteter

Zur Eintragung von Informationen über ihre wirtschaftlich Berechtigten sind die gesetzlichen Vertreter der Rechtseinheiten sowie Trustees und Treuhänder verpflichtet.

Ausnahmen von der Mitteilungspflicht

Es gibt grundsätzlich keine Ausnahmen. Die eingangs erwähnte Mitteilungsfiktion ist entfallen. Diesbezüglich bestehen lediglich noch Erleichterungen für Vereine. Nur bei diesen werden die Daten automatisiert aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister übertragen, sofern der jeweilige Verein nur „fiktive" wirtschaftlich Berechtigte hat – das ist bei typischen Vereinen mit Mitgliedern der Fall – und der Vorstand seinen Sitz in Deutschland und die deutsche Staatsangehörigkeit hat. Zudem müssen Änderungen im Vorstand „unverzüglich" beim Vereinsregister angemeldet werden, da sonst die Fiktionswirkung für das Transparenzregister wieder entfällt.

Führung des Transparenzregisters

Die Bundesanzeiger Verlags GmbH bis 31. Dezember 2024 ist mit der Führung des Registers beliehen.

Sanktionen bei Verstößen?

Wer gegen die gesetzlichen Transparenzpflichten verstößt, in dem er bspw. Meldungen an das Transparenzregister nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig vornimmt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu EUR 100.000,- geahndet werden kann (§ 56 Abs. 1 GwG).

Schwerwiegenden Verstöße können ein Bußgeld von bis zu EUR 1 Mio.; in Sonderfällen sogar bis zu EUR 5 Mio. nach sich ziehen.

Weiterführende Hinweise und Informationen

Das Bundesverwaltungsamt hat auf seiner Homepage sog. FAQ veröffentlicht, die die Rechtsauffassung des Bundesverwaltungsamtes widerspiegeln.

Link

Auch auf der Homepage des Transparenzregisters stehen weitere Informationen zur Verfügung.

Link

Fazit

Durch die Verschärfung der Mitteilungspflichten und dem Wegfall der bisherigen Mitteilungsfiktion entstehen für Unternehmen neue Meldepflichten und damit administrativer Aufwand.

Betroffene Gesellschaften sollten sich, nicht zuletzt vor dem Hintergrund der bald auslaufenden Übergangsfristen, schnell Klarheit darüber schaffen, ob und wenn ja welche wirtschaftlichen Berechtigten sowie Informationen an das Transparenzregister zu melden sind.

Der Autor sowie Ihre gewohnten Ansprechpartner stehen Ihnen für Fragen gern zur Verfügung!

Christian Schon
schon@tigges.legal
+49 211 8687 284